Słów kilka

Blog

Podzielę się z Wami moją konkretną wiedzą i doświadczeniem. Pamiętajcie jednak, że artykuły mają zachęcić Was do działania i zmotywować do pracy nad swoimi celami. Nie znajdziecie tu gotowych rozwiązań i przepisu na życie. Jednocześnie można wyciągnąć z nich cenne wskazówki, które przydają się w wielu dziedzinach życia codziennego i zawodowego. Miłej lektury!

Kim jest interim manager i jak działa w Przedszkolu?

Zmiany zachodzące w otoczeniu, stawiają przed kadrą kierowniczą nowe wyzwania, a więc niezbędne staje się uzyskanie odpowiedzi na podstawowe pytania o nowe sposoby pracy i myślenia.

We współczesnych firmach, a instytucje oświatowe są przedsiębiorstwami, pojawiają się zadania, które wymagają podejścia niestandardowego pozwalającego znaleźć innowacyjne rozwiązania. Jednym z takich rozwiązań jest wykorzystanie koncepcji interim managera (IM).

W naszym kraju jest ona wciąż względnie mało znana. Biorąc pod uwagę korzyści, jakie może ona przynieść, warto poznać ją nieco bliżej.

 

Po pierwsze: kim jest interim manager? Najprościej taką osobę zdefiniować jako kierownika do zadań specjalnych lub menadżera czasowego.

Interim manager zwykle jest osobą, która wybrała ścieżkę kariery opartą na niezależności. Przede wszystkim uniezależniła się od konkretnego pracodawcy, a dzięki temu może podejmować współpracę z różnymi firmami, nawet z kilkoma równocześnie w tym samym czasie.

Kierownik do zadań specjalnych musi wyróżniać się różnymi cechami, aby móc sprostać postawionym przed nim zadaniom. Jedną z najważniejszych cech jest motywacja do wywierania wpływu na innych i na różne wydarzenia. Musi być komunikatywny w szerokim zakresie, łatwo nawiązywać kontakty i budować relacje z ludźmi. Musi być również zdeterminowany w osiąganiu założonych celów. Interim managera wyróżniają kompetencje operacyjne i nadzorcze.

Manager czasowy charakteryzuje się konkretnymi kompetencjami, a wśród nich przede wszystkim: posiada doświadczenie, które pozwoli mu zastosować sprawdzone metody. Jest człowiekiem ustabilizowanym życiowo, co sprawia, że jest mniej podatny na różnego rodzaju zachowania, poszukuje wyzwań, ponieważ jego zadaniem jest otwartość na zadania i cele, którym etatowy manager nie podołał, pragnie odczuwać satysfakcję z efektu własnej pracy.

Być może manager do zadań specjalnych nie ma tak dużej wiedzy merytorycznej jak pracownicy organizacji, ale świetnie potrafi ocenić ich kompetencje i możliwości. Dzięki temu wyraźnie dostrzega, co można osiągnąć własnymi siłami firmy, a kiedy i w jakim zakresie będzie trzeba poszukać zewnętrznego wsparcia. Wiedza interim managera o zarządzaniu projektami, jak również umiejętność kierowania pracą zespołu sprawiają, że firma nie tylko może wykorzystać rekomendację, ale również poszerzyć swoją wiedzę.

 

Interim managera opisuje się jako osobę pewną siebie i niezależną, która wykazuje się dużą inicjatywą i szybkim tempem działania. To ktoś, kto podejmuje jednoznaczne decyzje i bierze za nie bezpośrednią odpowiedzialność. Umie szybko reagować i rewaloryzować zmienne warunki. Jego działanie zawsze jest celowe. Głównym kierunkiem jego działań jest osiągnięcie zamierzonego efektu i odpowiedzialność za niego.

To człowiek, który doskonale odnajduje się w okolicznościach, gdzie jest poddany presji ludzi lub wydarzeń. Z łatwością nawiązuje relacje, a jego styl pracy i działania jest nieco bardziej autorytarny niż perswazyjny, a więc bardziej nakazuje działania, niż do nich przekonuje.

Manager czasowy stymuluje innych do działania, a równocześnie jest stanowczy i bezpośredni w relacjach z innymi. Myśli strategicznie, a jego umiejętność do natychmiastowego diagnozowania i analizowania problemów oraz wysoka aktywność sprawiają, że szybko definiuje sytuację w firmie i proponuje określone rozwiązania. Dzięki własnej niezależności oraz pewnej dawce indywidualizmu wprowadza rzeczywistą zmianę w funkcjonowaniu organizacji. Potrzeba natychmiastowego włączenia się w zastane środowisko oraz poznania mechanizmów działania firmy wymagają otwartości i odwagi.

Tak więc podsumowując rozważania o byciu osobą do zadań specjalnych, można wskazać najbardziej istotne kompetencje interim managera. Są to:

  • umiejętności komunikacyjne, a szczególnie łatwość nawiązywania relacji,

  • determinacja w dążeniu do osiągania założonych celów,

  • wiara w siebie i we własne możliwości,

  • wytrzymałość na stres,

  • zdolność szybkiego podejmowania decyzji i poczucie odpowiedzialności,

  • samodyscyplina,

  • doświadczenie w realizacji rozmaitych projektów,

  • wiedza o zarządzania projektami i zarządzaniu firmą,

  • umiejętność dostosowania się do zmian,

  • podejście projektowe.

Po sfinalizowaniu projektu może pozwolić sobie na chwilę przerwy przed następnym wyzwaniem, a dzięki temu zyskuje on pozytywną stymulację do pracy przy kolejnym projekcie. Niewątpliwie właśnie potrzeba różnorodności wyzwań stanowi jedną z przyczyn wyboru takiej ścieżki kariery. Interim manager unika powtarzalności i rutyny.

 
 

Zarządzanie szefem? - Czy jest ono możliwe?

Zastanawialiście się kiedyś czy można wychować swojego szefa? Czy można nauczyć się jak nim “zarządzać”? Jak skutecznie współdziałać z osobą, która jest nad nami w hierarchii zawodowej?

 

Ukaz cara Rosji Piotr I z 9 grudnia 1708 roku nakazywał, by podwładny przed obliczem przełożonego miał wygląd lichy i durnowaty tak, żeby swoim pojmowaniem istoty sprawy nie peszyć przełożonego. Czy taka postawa szefa jest jeszcze dzisiaj aktualna?

Dlaczego pracownicy nie mówią swojemu przełożonemu tego, co myślą? No, cóż najczęściej dlatego, aby później nie żałować. Zapewne wielu nauczycieli i dyrektorów, szczególnie dopiero rozpoczynających swoją pracę, miewa takie odczucia. Czego te lęki dotyczą? Zablokowania kariery, niskiej oceny, złej opinii, braku zainteresowania naszymi pomysłami, nawet tymi najlepszymi. Wielu doświadczyło takich obaw, które utwierdzają w przekonaniu, że nie należy się wychylać, bo przełożony może nas zaatakować, będzie próbował postawić na swoim lub stwierdzi, że nic nie da się zrobić i tu wymieni wiele powodów mniej lub bardziej ważnych.

Oczywiście pracownicy mogą się poddać swoim lękom i mieć pretensje do szefa, bo przecież to właśnie on powinien być zawsze otwarty na informacje zwrotne, powinien być menedżerem, przywódcą. A więc mogą przyjąć postawę pasywną i w spokoju realizować własne zadania. Należy jednak pamiętać, że istnieje obustronna zależność. Sukces szefa zależy od pracowników, a nasza praca zależy od przełożonego.

Do czego zmierzam? Otóż do tego, że w interesie pracownika leży podejmowanie inicjatywy, której celem jest budowanie silnej relacji z przełożonym, ponieważ ułatwi nam to wszystkim życie. Tylko tu rodzi się pytanie: Jak to zrobić?

Należy uwzględnić trzy elementy zarządzania szefem: on, ja i relacja zawodowa.

  • On, czyli szef to głównie zrozumienie jego i środowiska, w którym się porusza. Popatrzmy na świat jego oczami, zastanówmy się jakim naciskom podlega, poznajmy lubiany przez niego styl pracy, warto również znać jego dobre i słabe strony.

Wiedzę tę najlepiej zdobywać na podstawie obserwacji oraz bezpośrednich rozmów z szefem. Pytania do przełożonego najlepiej sformułować w zakresie: co, dlaczego, jak i kto?

„Co” – czego oczekujesz ode mnie?

„Dlaczego” – zrozumienie wyzwań.

„Jak” – poznanie sposobu myślenia i działania szefa, a więc w jakim stopniu będzie angażował się w nasze działania.

„Kto” – z kim się kontaktować.

  • Ja – Uporządkowanie wiedzy o sobie to kolejny etap procesu zarządzania szefem. Istotna jest samoświadomość własnych potrzeb, mocnych i słabych stron oraz preferowanego stylu pracy. Bardzo istotnym składnikiem refleksji o własnym „ja” jest nasz stosunek do władzy, jak również cechujące nas zachowania dotyczące sytuacji zależności. Jest to jeden z najtrudniejszych obszarów indywidualnej analizy.

  • Kolejnym krokiem jest zestawienie wiedzy o szefie z wiedzą o sobie. Znalezienie wspólnych punktów i wyraźnych różnic pozwoli budować dobrą relację. Podobieństwa w naturalny sposób sprzyjają kształtowaniu właściwych stosunków. Natomiast różnice mogą generować konflikty. I tutaj, wydaje mi się, ważna uwaga:nie zmienimy ani swoich cech, ani, tym bardziej cech szefa, bo są one względnie stałe. Jednak wiedza o nich umożliwia świadome ich uwzględnianie, a więc prowadzi do efektywniejszej komunikacji. Wielu zapewne się obruszy, bo czemu to pracownicy mają się dostosować? Odpowiedź jest prosta: my mamy kontrolę jedynie nad swoim zachowaniem, zaś na zachowanie przełożonego mamy wpływ.

Krytykowanie innych, wytykanie im błędów, zwracanie uwagi jest bardzo trudne, szczególnie w relacjach personalno-zawodowych. Zdarza się jednak, że dla dobra zespołu, organizacji, należy taki trud podjąć. Rozmowy z przełożonym niemal zawsze są stresujące, bo świadomość nierównego układu sił wzbudza obawy. Najlepsze rezultaty uzyskuje się wówczas, kiedy przełożonego traktuje się jak normalnego człowieka, a nie jak członka rodziny królewskiej lub strasznego ogra, który nas pożre.

Uzyskanie wpływu na szefa powinno stanowić nasz kolejny krok

Zarządzanie szefem cz. 2 - 4 główne kategorie przełożonych.

Jednym z elementów zarządzania szefem jest poznanie sposobu myślenia i działania szefa. Nauka, jak wiadomo, potrafi opisać wszystko, więc zdefiniowano różne kategorie przełożonych i sformułowano zasady, w jaki sposób jest ich najskuteczniej rozzłościć lub radzić sobie z nimi, wpływać na ich zachowania.

 

W każdym przedszkolu jest dyrektor, który skutecznie lub mniej skutecznie zarządza swoim zespołem. Trudno porównać taką osobę do figury managera w korporacji. Jednak niestety jest to bardzo, ale to bardzo mylne stwierdzenie. Dyrektor przedszkola to właśnie manager, przywódca, leader, który musi skutecznie i z zaangażowaniem przewodzić swojej grupie pracowników. Ma pod sobą grupę około 8/10 osób (w takim standardowym przedszkolu), którzy wymagają od niego jego kompetencji, uwagi i kreatywności.

Jaki zatem jest nasz szef? Spróbujmy wspólnie dookreślić, która z poniższych kategorii go opisuje i doprecyzować jakie cechy są dla niego kluczowe w jego pracy. Pamiętajmy też, że kategorie mogą się ze sobą łączyć i jeden szef w niektórych sytuacjach może przejawiać pewne elementy np. szefa choleryka, a w innych szefa biernego – warto zdać sobie sprawę, w których sytuacjach jakie cechy są u niego kluczowe i wodzące.

 

Oto katalog przełożonych:

 

Szef – brak kompetencji

Zasada Petera głosi, że absolutnie każdy, kto piastuje jakieś stanowisko na pewno nie posiada wystarczających kompetencji. Tę opinię świetnie obrazuje zasada Dilberta[1] mówiąca, że „najbardziej nieudolnych pracowników należy przenosić tam, gdzie wyrządzą najmniejsze szkody, a więc do zarządzania”. Jest to oczywiście mocno sarkastyczne stwierdzenie, ale doświadczenie pokazuje, że jednak tacy przełożeni istnieją — szefowie, względem których bezradnie pytamy, czemu i komu zawdzięczają oni swoją pozycję, bo przecież ich wiedza, kreatywność czy kompetencje społeczne na pewno nie były czynnikiem decydującym. Magazyn „Bizz” nazywa takich zwierzchników „kierowcami jadącymi pod prąd”.

Najlepszym sposobem rozzłoszczenia takiego szefa, to dać mu do odczuć, co o nim sądzisz. Można również publicznie go skompromitować. W czasie spotkania wykaż, że Twój szef nie wie, o czym mówi, nie ma pojęcia o poruszanych zagadnieniach. Twoje uczucie zwycięstwa będzie trwało, dopóki ośmieszony przełożony nie zacznie Ci rzucać pod nogi kłody jednej za drugą. Tak więc, nawet jeżeli osiągniesz to z dużym trudem, to jednak ugryź się w język, nim wyartykułujesz któreś ze zdań: „Ale szefie, to jest absolutnie nierealne!”, „Tutaj nie da się pracować!”, „Pan się myli…”. Zgodnie z rachunkiem prawdopodobieństwa Twój szef znajdzie sposób, aby się zemścić. Jeżeli szef pragnie wdrażać bezsensowne projekty, udokumentuj swoje zarzuty na piśmie, aby w razie czego mieć „materiał dowodowy”.

I jeszcze jedna uwaga dla zawodowych orłów: wobec siebie nie bądźcie bezkrytyczni, ponieważ może się zdarzyć, że szef dysponuje mniejszą wiedzą od waszej, ale przecież ma was. Jeśli dobrze zarządza, to wówczas nie ma powodu, by się na niego skarżyć.

 

Szef – wyzyskiwacz

Jeśli twój szef jest pracoholikiem, to w zasadzie jego problem, dopóki własnego wymiaru czasu pracy nie zastosuje jako miary wszystkich rzeczy. Taki szef przed zakończeniem pracy zaskoczy Cię „niewielką prośbą”, która zajmie Ci kilka godzin pracy, stosując przy tym presję w rodzaju: „Pani Jolu, wiem, że Pani najlepiej zajmie się tą sprawą”. Jeżeli masz nadzieję, że szef Cię doceni i da ci wytchnienie, to jesteś w błędzie. Skoro potajemnie zgrzytasz zębami, możesz zrobić dwie rzeczy:

1) znaleźć dobrego dentystę;

2) broń się!

I jeszcze uwaga na koniec: nie każda praca w godzinach nadliczbowych jest wyzyskiwaniem. Za ostateczny czas do obrony lub ucieczki przed takim szefem uznaje się chwilę, kiedy zorientujesz się, że jesteś „koniem pociągowym”.

 

Szef bierny

Masz uczucie, że każdy Twój dzień w pracy ciągnie się w nieskończoność? Wszystko idzie nie tak, próżno czekasz na istotne decyzje, a szef jest w pracy, ale tylko fizycznie. Twój przełożony najpierw musi wszystko przemyśleć i trwa to tak długo, że sprawa staje się nieaktualna? Każda nowość, każdy Twój pomysł jest dla niego życiowym Mont Everestem? Jeżeli szef jest „bierny”, to najczęściej jest to bardzo ciężka próba dla jego pracowników.

Takie zachowanie szefa zwykle, zdaniem psychologów, nie jest lenistwem czy obojętnością, ale raczej dominuje u nich strach i przygnębienie. Określają oni taką osobowość jako „fobiczną”. Jeśli przyjdzie ci do głowy, żeby takiemu przełożonemu przystawić karabin do piersi, poczuje się wówczas przyciśnięty do muru i tym bardziej nie będzie zdolny do podjęcia decyzji.

 

Szef choleryk

Twój szef jest jak odbezpieczony granat. Eksploduje z błahego powodu, a jeśli burza się rozszaleje, żadne argumenty nie zdołają do niego trafić. W zarządzaniu szefem cholerykiem najczęściej popełniamy dwa kardynalne błędy. Pierwszy – podwładny próbuje hamować szefa w apogeum napadu szału i próbuje rozsądnie rozmawiać. Jest to zwyczajne dolewanie oliwy do ognia.

Jeszcze bardziej niszczycielski jest drugi sposób działania. Jako podwładny dajesz się zastraszyć, może nawet wybuchasz płaczem. Wówczas stajesz się „ulubioną ofiarą” okrutnika. Najlepszy sposób: wyznacz granice, żebyś nie stała się „odgromnikiem” szefa choleryka.

 

Po co to opisano? Oczywiście po to, aby wiedzieć, w jaki sposób zarządzać swoim szefem. W kolejnym artykule przedstawię konkretne sposoby jak radzić sobie z poszczególnymi rodzajami szefa i w jaki sposób zabezpieczać swoją psychikę i zbierać zasoby, by radzić sobie w destrukcyjnym lub zwyczajnie “trudnym” środowisku.

Szczegółowe wskazówki następnym razem.

Jak zarządzać szefem cz. 3. W jaki sposób budować dobre relacje z przełożonym?

Od Twojego przełożonego zależy bardzo wiele, dlatego kształtuj z nim dobre relacje. To jest Twoje zadanie, aby wypracować sobie bezpośrednie i dobre stosunki z przełożonym. Pamiętaj! Szef ma wielu podwładnych, a ty masz go tylko jednego (albo dwóch). Co z tego wynika? Tobie łatwiej będzie budować dobre relacje.

Ważne!

Ty i Twój szef nie musicie być kolegami. Wasze stosunki powinny opierać się na szacunku względem wiedzy i umiejętności oraz roli określonej przez organizację.

 
Co należy osiągnąć?

Gdy wchodzisz do pokoju szefa, on powinien witać cię ciepłym uśmiechem, a nie brzydkim grymasem. Przełożony musi wiedzieć, że jesteś osobą godną zaufania, że może polegać na Tobie, może liczyć na efektywna współpracę i zawsze będzie mógł się z Tobą „dogadać”.

Masz niełatwe zadanie, kiedy wasz styl pracy, komunikacji czy też odmienne cechy osobowości nie pasują do siebie. Wówczas należy skoncentrować się na poznaniu przełożonego, jego stylu rozmowy, sposobach motywowania i zarządzania.

 
Obserwuj szefa, aby poznać jego sposób działania i dowiedzieć się, co dla niego jest ważne. Zdefiniuj również swoje wady. Umiejętność słuchania, asertywność, panowanie nad własnymi emocjami, zarządzanie konfliktem, dobra komunikacja – to podstawowe kompetencje, które przekształcają relacje z szefem.

 

Ustal, w jaki sposób będziecie się komunikować

Zacznij rozmowę w odpowiednim momencie. Później jak najbardziej rzeczowo porozmawiaj o tym, jak będziecie rozwiązywać najtrudniejsze rzeczy. Rozmowę możesz zacząć od stwierdzenia, że czasem możecie spokojnie i rzeczowo rozmawiać, ale zdarzają się takie sytuacje, że jest to bardzo trudne. Czy możemy ustalić, w jaki sposób będziemy rozmawiać o ważnych sprawach?

 
Ważne! Rozwiń swój „inner leadership” Co to oznacza? To nic innego, jak spojrzeć na siebie jako lidera cech, emocji, kompetencji.

 

To daje możliwość postawienia siebie na właściwym miejscu. W zarządzaniu szefem jednym z najważniejszych pytań, które musisz sobie zadać jest:

 

1. Czego się boisz, aby wyrazić własne zdanie, własną opinię?

2. Co najlepszego może się stać gdy podejmiesz dialog z szefem?

3. Co najgorszego może się stać jeśli taki dialog podejmiesz?

4. Czy to co chcesz mu powiedzieć da się wyrazić w inny sposób i jak to będzie miało konsekwencje?

 

Jednak przede wszystkim ważne są Twoje potrzeby i Twój system wartości. To o nich powinnaś/powinieneś pomyśleć przed rozmową z szefem. Jakie twoje potrzeby nie są zaspokajane i jak mogę one zostać zaspokojone? Czy jest coś co możesz zrobić by nad tym popracować ?

 
 

Postaraj się znaleźć odpowiedzi na te podstawowe pytania. Wśród nich może pojawić się strach przed konsekwencjami, utratą pracy, reakcją szefa. Pamiętaj jednak, że strach jest złym doradcą. Jeden z bohaterów filmowych wyraził to takimi słowami: Strach to „ciemna strona Mocy”. Strach wiedzie do gniewu, gniew do nienawiści, nienawiść prowadzi do cierpienia.

Zdefiniowanie odpowiedzi prowadzi do odnalezienia drogi, która pozwoli budować dobre relacje, nawet z szefem. Pamiętaj, że w tej całej “grze” chodzi wyłącznie o Ciebie, o Twoje potrzeby, Twoje nastawienie, Twoją motywację i Twoją karierę zawodową.

Zarządzanie szefem cz. 4 - Jak mówić by szef chciał słuchać?

Kiedy postrzegamy siebie jako sprzymierzeńca przełożonego w realizowaniu celów, musimy wiedzieć, w jaki sposób prezentować szanse, problemy, a także jak przekonać szefa do własnych pomysłów.

Bardzo częstym błędem jest zgłaszanie szefowi problemu bez chociażby próby przedstawienia rozsądnego rozwiązania.

Dość często pracownik w relacji z szefem ustawia się w sytuacji wygrana–przegrana. Jeśli przekonam szefa – moja wygrana, a jeśli nie przekonam – moja przegrana i jego wygrana.

Tymczasem, jeżeli pracownik i szef stoją po tej samej stronie, to wówczas o wiele prościej przyjdzie nam rozważyć sam pomysł, co zyskamy, rozważyć sposób realizacji, a w rezultacie przekonać szefa albo zostać przekonanym.

Inną często spotykaną pułapką w relacji pracownik – przełożony jest zaprezentowanie pomysłu jedynie uwzględniając własny punkt widzenia i zupełnie fantastyczne oczekiwanie, że szef sam dokona trudu zrozumienia potencjalnych korzyści i, oczywiście nie zgłosi żadnych zastrzeżeń do naszego pomysłu. Nie trzeba mieć władzy nad drugą osobą, aby skutecznie wywierać na nią wpływ. O skutecznym wywieraniu wpływu można mówić wówczas, gdy obie strony interakcji otrzymują to, na czym im zależy.

Jeśli angażując się w dyskusję, będziesz myśleć o poszukiwaniu rozwiązania satysfakcjonującego dla wszystkich stron, szybko się przekonasz, że masz o wiele większe możliwości oddziaływania na ludzi, niż Ci się kiedykolwiek wydawało.

Okaż szefowi nieco empatii i daj mu do zrozumienia, że rozumiesz jego punkt widzenia. Jeśli jest to dla Ciebie trudne, wyobraź sobie, że jesteś własnym szefem i uczestniczysz w danej rozmowie jako on:

1. Jakie to uczucie, odbierać wypowiadane przez Ciebie słowa?

2. Jak to jest być podmiotem stosowanych przez Ciebie metod i technik?

3. Czy zachowujesz się rozważnie i z szacunkiem?

 

Czujesz dyskomfort, wcielając się w rolę szefa — ten dyskomfort jest prawdopodobnie jego udziałem. Tak moi Drodzy, szefowie też odczuwają dyskomfort, też nie zawsze wiedzą co mają powiedzieć, a czasem wiedzą ale nie chcą tego zrobić. Dlatego powinieneś aktywnie słuchać, co Twój szef ma do powiedzenia. Warto również obserwować jego mowę ciała, ponieważ na tej podstawie można wywnioskować, jakie są odczucia szefa w związku z prowadzoną właśnie rozmową. Jeśli masz wrażenie, że Twoje propozycje napotykają na opór, wykonaj krok w tył i daj szefowi trochę miejsca na refleksję. Dążenie do nieustannych sukcesów jest niewątpliwie kuszące, czasami jednak skuteczne wywieranie wpływu jest również kwestią cierpliwości.

 

W czasie rozmów z szefem warto pamiętać o kilku, zawsze przydatnych zdaniach:

 

1. „Mogę to zrobić w ten sposób, ale chcę zaznaczyć, że w tej sytuacji X może okazać się trudne do zrealizowania”. Kiedy jesteś przekonany, że prośba przełożonego jest złym pomysłem, takie zdanie ułatwi ci wyrażenie własnych wątpliwości, ale nie doprowadzi do kłótni. Jasno powiesz, że wykonasz polecenie szefa, ale równocześnie pokażesz własny punkt widzenia, który przełożony może uznać za istotny.

 

2. „Zdałam sobie sprawę z tego, że nie do końca jestem pewna, co pan miał na myśli, mówiąc o X”. Kiedy przełożony mówi coś, co wywołuje w Tobie niepokój lub dezorientację, to musisz o to dopytać! Większość szefów lubi sytuacje, w których mogą wyjaśnić, co mają na myśli.

 

3. „Dziękuję za te uwagi, były szczególnie przydatne”. Kiedy szef przekazuje Ci informację zwrotną, okaż radość i szczerą wdzięczność; wówczas Twój przełożony będzie to jeszcze chętniej robił w przyszłości. Być może pomyśli także, że z Tobą współpracuje się bardzo dobrze.

 

Ciekawą metodą współpracy i pokazania, że rzeczywiście słucha się rozmówcy jest parafraza jego własnych wypowiedzi. Dzięki tej metodzie nie tylko demonstrujemy naszą postawę otwartą, ale również to, że rozmówca jest dla nas ważny, a jego słowa się liczą. To buduje prawdziwą relację i zmniejsza dystans między nadawcą a odbiorcą komunikatu. Jak zastosować parafrazę? Wystarczy wysłuchać swojego rozmówcę i powtórzyć jego słowa dodając przy tym swoje odczucia. Nie bójmy się zapytać czy to co właśnie usłyszeliśmy to jest to co rozmówca chciał nam powiedzieć. np.

 

Szef “Na jutro proszę o plan miesięczny/zestawienie roczne/ bilans”

Pracownik “Czy dobrze zrozumiałem, że oczekuje Pan bym został dzisiaj dłużej w pracy by skończyć plan miesięczny/zestawienie roczne/bilans” lub “Z tego co powiedziałeś rozumiem, że mam do końca dnia napisać plan miesięczny/ zestawienie roczne/ bilans niezależnie od tego co miałem zaplanowane?”

 
Zapytanie rozmówcy o jego myśli sprawia, że często rozmówca zdaje sobie sprawę z tego co powiedział i nareszcie otrzymał informację zwrotną. W ten sposób ma szansę zweryfikować swój komunikat i albo utrzymać go przy życiu, albo zmienić przekaz.

 

Pamiętajcie, że nie robicie tego tylko po to by ułatwić szefowi komunikację z Wami. Wy też macie w tym interes, ponieważ dzięki zastosowaniu parafrazy pokazujecie Wasz punkt widzenia jednocześnie współpracując z szefem, a nie stojąc w opozycji do niego.

Zarządzanie szefem cz. 5 - Czego nie mówić by szef nas słuchał?

Powiem dość dosadnie: Co ptakiem z gęby wyleci, wołem nazad nie wciągniesz. Zwykło się twierdzić, że uczciwość i szczerość popłacają. No cóż, nie zawsze. Szczególnie w pracy.

Eksperci rozwoju zawodowego zaznaczają, że w czasie rozmowy z szefem należy ważyć słowa. Zgodnie ze stwierdzeniem, że przysłowia są mądrością narodu, pamiętaj: „Co ptakiem z gęby wyleci, wołem nazad nie wciągniesz”. Nie da się cofnąć raz wypowiedzianych słów.

 
Nawet niewielkie słowne potknięcie może zniszczyć nasze relacje z szefem.

 

Dlatego zarządzając swoim szefem w rozmowie z nim raczej nie używaj takich zwrotów:

 

Mylisz się – otwarta krytyka przełożonego szefa lub wymawianie mu błędów jest prostą drogą do wykluczenia z następnych spotkań. I budowanie dobrych relacji staje się prawie niemożliwe. Jeżeli masz wrażenie, że przełożony pomylił się, wówczas zaznacz: „Mogę mieć złe informacje, ale wydawało mi się, że…”.

 

To nie stanowi zakresu moich obowiązków.

Żadnego opisu obowiązków przypisanych do stanowiska nie wykuto w skale. Szef zwykle oczekuje od Ciebie, że będziesz traktował swoje obowiązki „elastycznie”, a więc ułatwisz mu życie. Jeżeli nie potrafisz wyjść poza standardowe obowiązki, pokazujesz, że sukces firmy nie jest Twoim celem.

 

Nie mogę

Pozytywne nastawienie jest tą cechą, którą nasz szef szczególnie sobie ceni. Jeżeli mówisz, że nie możesz, to wówczas pokazujesz, że brak Ci pewności siebie i ochoty, aby podjąć wyzwanie. Jeżeli rzeczywiście nie możesz zaproponuj alternatywne rozwiązanie.

Nie

W niektórych sytuacjach powiedzenie “nie” jest potrzebne. Należy jednak pamiętać, że Twój szef może je źle odebrać, szczególnie wówczas, kiedy nie przedstawisz odpowiedniej argumentacji. Kiedy przełożony zapyta, czy możesz zająć się innym zadaniem, projektem, zamiast zdawkowego „nie”, lepiej wyraź to innymi słowami: „Dzisiaj będzie to trudne, jeśli chcesz, żebym skupiła się na przygotowywaniu wcześniejszego zadania. Wolisz, abym się tym zajęła?”

 

Spróbuję

Niektórym wydaje się, że jest to odpowiedź do zaakceptowania. Zauważ jednak, że pozostawia ona przełożonego z wrażeniem niepewności. Szef zlecając jakieś zadanie, oczekuje jego wykonania w konkretnym terminie. Wyobraź sobie, że zadajesz pytanie: „Czy szef wypłaci mi wynagrodzenie dziesiątego?”, a otrzymasz odpowiedź: „Spróbuję”.

 

Nie wiem

Zapewne nie znasz odpowiedzi na każde pytanie, ale wzruszenie ramion nie jest dobrym wyjściem. Lepiej złożyć obietnicę, że się dowiesz.

 

Przykro mi, ale…

To „ale” niweluje przepraszający aspekt Twojej wypowiedzi. Lepiej powiedz: „Przepraszam. Następnym razem postaram się bardziej” lub “Przykro mi następnym razem zrobię to inaczej”.

 

Jestem w rozsypce, nie mam dziś do tego serca.

Osobiste problemy nikogo nie omijają. Bądź profesjonalistą.

 

Nie mogę z nią/nim pracować.

Nieumiejętność współpracy z innymi nie sprawdza się w szkole podstawowej, a tym bardziej w pracy. Zwróć uwagę szefa na to, że potrafisz wznieść się między podziałami.

 

Czy mogę o tym porozmawiać z Pani/Pana przełożonym?

Każdy szef ma swojego przełożonego. Próbując rozmawiać z szefem swojego przełożonego, podważasz jego autorytet. Z takiej sytuacji nie ma odpowiedniego wyjścia, o ile nie zamierzasz odejść z pracy lub właśnie cię zwolnili.

 

Nie będzie mnie w pracy przez kilka dni.

Pamiętając o dobrych relacjach z szefem lepiej powiedz, że planujesz wziąć poniedziałek i wtorek wolny i chcesz się upewnić, czy szef nie ma nic przeciwko temu.

 

Pamiętaj, że komunikacja to jedyny klucz i rozwiązanie jakim dysponujesz. Przygotuj się do rozmowy ze swoim szefem i nie próbuj obarczać go za wszystko co Ci się nie podoba w ciągu jednej rozmowy. Ustal sobie przede wszystkim dwa elementy,, na których się skupisz i tak działaj. Powodzenia!

Zmiana wychowawcy w grupie - jak sobie z tym radzić?

Pojawienie się nowego wychowawcy w grupie przedszkolnej lub żłobkowej jest ogromnym przeżyciem zarówno dla dzieci, rodziców, ale również dla osoby podejmującej pracę. Często nowa osoba przeżywa duży stres związany z rozpoczęciem pracy w nowym miejscu. Rodzice oczywiście patrzą na to z punktu widzenia “zmiany” i tego jak ich dziecko przeżyje wprowadzenie do grupy nowej osoby. Oczywiście, jest to naturalne i jako dyrektorzy musimy sobie radzić z różnymi emocjami i różnymi przekonaniami.

W innym artykule opisuję jak wprowadzić nową osobę do zespołu. W tym miejscu chciałabym skupić się na poradzeniu sobie z emocjami i lękami rodziców dzieci, w grupie których nastąpiła zmiana nauczyciela. Dla rodziców bardzo ważna jest szybka i rzetelna informacja. Oczywiście powód odejścia poprzedniego wychowawcy jest istotny, a staje się tym istotniejszy, gdy nauczyciel był ważny dla dzieci. Niestety czasem i z takimi sytuacjami musimy się zmierzyć. Dlatego poinformujmy rodziców precyzyjnie o odejściu nauczyciela. Uczyńmy to odpowiednio wcześnie by rodzice mogli się z nim pożegnać i by nauczyciel mógł pożegnać się ze wszystkimi. Oczywiście robimy to tylko wtedy, gdy rozstajemy się z nauczycielem w tzw. “dobrych stosunkach”. Pamiętajmy, że powinnyśmy uczulić odchodzącego nauczyciela by do samego końca trwania umowy rzetelnie wykonywał swoje obowiązki i by nie wprowadzał nerwowej atmosfery w związku ze swoim odejściem.

Ja staram się zawsze utrzymywać pozytywne stosunek z odchodzącymi nauczycielami niezależnie od tego co się działo wcześniej. Nie zawsze się to udaje, gdyż pamiętajmy, że jesteśmy tylko ludźmi, jednak warto rozstać się w pozytywnych relacjach.

Jako dyrektor mam w zwyczaju napisanie maila o odejściu danego nauczyciela i zatrudnieniu nowego. Jednak stosuję tę metodę tylko wtedy gdy nowy nauczyciel jest już zatrudniony, a poprzedni jeszcze pracuje. Jeśli nie mam takiego komfortu jasno piszę maila do rodziców, że pani XY odchodzi w dniu z i że w obecnym momencie prowadzimy rekrutację nowego pracownika. Wyznaczam również zastępstwo w danej grupie. Po co to robię? ponieważ staram się jak najszybciej przywrócić poczucie kontroli i bezpieczeństwa zarówno wśród zespołu jak i rodziców. Ci ostatni muszą wiedzieć i czuć, że placówka zapewnia odpowiednią opiekę i że cała ta sytuacja nie sprawa, że traci panowanie nad sytuacją.

Pamiętajmy, że zmiana nauczyciela to przede wszystkim bardzo duże przeżycie dla dziecka. Dlatego przyjmując nową osobę do pracy powinnyśmy zadbać i uczulić ją, że początek jej pracy w grupie może być trudny i wiązać się z wieloma emocjami.

Rodzicom zapewniamy wsparcie i wprowadzamy nowego nauczyciela w sposób przemyślany i spokojny. Bardzo fajnie wychodzi wdrażanie nowego pracownika gdy może on przez jakiś czas pracować ze “starym” pracownikiem. Wtedy istnieje możliwość przekazania podstawowych informacji o dzieciach, ich preferencjach, sposobie pracy, miejsca gdzie skończyli w podręczniku itp. Jednak uwaga! Tylko wtedy gdy ze starym pracownikiem rozstajemy się w dobrych stosunkach – w przeciwnym razie nie polecam takiego rozwiązania.

Jeśli chodzi o wprowadzenie nowego nauczyciela do grupy przedszkolnej lub żłobkowej polecam zorganizowanie spotkania w grupie i wytłumaczenie dzieciom, że cioci X odchodzi do innej pracy, ale będzie obecnie z nimi ciocia Y. Dzieci mają prawo wiedzieć co się wokół nich zmienia. Mają prawo rozumieć mechanizmy, które zachodzą w grupie i na własnym poziomie racjonalizować zachodzącą sytuację. Podczas takiego spotkania dzieci będą zadawać pytania (im starsze tym więcej pytań), dlatego warto się na to przygotować i spokojnie odpowiadać na wszystkie pytania. Nie uciekajmy przed tym i nie kłamiemy dzieci!. Zmiany bywają trudne, ale w naszym życiu są nieuniknione, dlatego traktujmy zmianę nauczyciela jako coś przykrego, ale normalnego. Każdy z nas ma prawo zmienić pracę, poszukać dla siebie nowego miejsca i spróbować swoich sił w nowym środowisku. Dajmy sobie przestrzeń na przeżycie emocjonalne zmiany, utraty, żalu, ale traktujmy to jako coś normalnego, zwyczajnego.

Jeśli widzimy, że grupa była bardzo zżyta z odchodzącym nauczycielem zaproponujmy mu by odwiedził swoją grupę po odejściu. Ustalmy jakiś konkretny dzień i przygotujmy na to grupę – zróbmy prezenty, albo przygotujmy wierszyk – uczyńmy z tego święto.

Z doświadczenia obserwuję, że zmiana nauczyciela bywa bardziej traumatyczna dla rodziców niż dla dzieci, dlatego zachowajmy zdrowy rozsądek i współpracujmy z przedszkolem by poradzić sobie z zaistniała sytuacją.

Najważniejsza moja rada dla rodziców, to uświadomienie sobie, że nowy nauczyciel nie jest niczemu winien i dla niego to również nie jest komfortowa sytuacja. Postaramy się ułatwić mu wejście do nowej grupy ludzi.

Dyrektor placówki powinien w tym czasie wykazywać się dużą empatią i przede wszystkim rozmawiać z rodzicami, który nie czują się pewni podczas tej zmiany. Nie chowajmy się, nie unikajmy odbierania telefonu, po prostu bądźmy w tym momencie dla dzieci i rodziców, ponieważ kilkoro z nich będzie nas potrzebować i to w nas szukać oparcia.

Podsumowując zmiany są trudnym przeżyciem, ale bywają niezbędne, z takich czy innych powodów. Pozwalają nam rozwijać inne punkty widzenia, uczą odporności psychicznej i kształtują postawę otwartości. Nie zamykajmy się na nie tylko dlatego, że bywają przykre. Możemy sobie radzić z nimi na kilka sposobów. Po pierwsze bądźmy szczere, otwarte i zachowajmy prostą linię komunikacji. Po drugie tłumaczmy dlaczego taka zmiana nastąpiła i co za sobą ona niesie – skupiamy się na jej pozytywnych aspektach. Po trzecie, zadbajmy o to by dzieci znały wszystkie nauczycielki w przedszkolu na wypadek możliwych zastępstw, w czasie nieobecności nauczyciela. Zachowajmy poczucie kontroli i bezpieczeństwa dla dzieci i dbajmy o ich dobro.

Nowy pracownik na pokładzie?

Pojawienie się nowej osoby w przedszkolnej rodzinie jest zawsze bardzo dużym przeżyciem zarówno dla dyrekcji, pracowników jak i rodziców oraz dzieci. Z takimi dylematami boryka się każdy dyrektor, który jest odpowiedzialny za prawidłowe funkcjonowanie placówki, a w tym zespołu.

Nie na wszystkie kwestie problematyczne można znaleźć idealne rozwiązanie i nie zawsze można uniknąć kwestii spornych. Jednak jest wiele mechanizmów z których możemy skorzystać w takiej sytuacji.

Skupmy się na początku na naszym zespole, który koniecznie powinien znać konkretną datę i godzinę rozpoczęcia pracy przez nową osobę. Powinnyśmy poinformować nasz team o tym, kim jest ta osoba, jakie ma uprawnienia, jakie ma umiejętności, atuty i doświadczenie. Taką wiadomość najlepiej przekazać pracownikom mailem. Taka informacja powinna być krótka i treści:

 

Za tydzień do naszego zespołu na stanowisko wychowawcy Stokrotek dołączy Maria Kowalska. Maria jest pedagogiem z wieloletnim stażem. Pracowała w przedszkolu XY gdzie odnosiła wiele sukcesów edukacyjnych. Maria uwielbia śpiewać i gra profesjonalnie na pianinie dzięki czemu z pewnością urozmaici nasze zajęcia muzyczne i wzbogaci przedstawienia dla rodziców. Mam szczerą nadzieję, że współpraca z Marią dostarczy nam wiele satysfakcji.

 

Taka wiadomość jest jasnym przekazem dla zespołu i zawiera kluczowe informacje. Pamiętajmy o tym, że świat edukacyjny jest tak naprawdę bardzo mały i każdy może znaleźć informacje o wszystkich dlatego nie ukrywajmy skąd przyszła do nas nowa osoba.

Ja osobiście po napisaniu takiego maila organizuję krótkie spotkanie z zespołem by odpowiedzieć na pojawiające się pytania. Nie bez powodu w mailu i w rozmowie używam języka korzyści. Skupiam się na pozytywnych cechach pracownika niezależnie od tego czy podczas rozmowy rekrutacyjnej pojawiły się elementy, które nie do końca mi odpowiadały. Zostawiam swoje przemyślenia dla siebie w myśl idei „pożyjemy, zobaczymy”. Wychodzę z założenia, że skoro wybrałam tą osobę i zdecydowałam się ją zatrudnić, to w zespole przedstawiam ją w samych superlatywach. Moje zachowanie spowodowane jest chęcią ułatwienia wejścia nowej osobie w grupę. Ponieważ zawsze mój team jest dla mnie bardzo ważny, nie znaczy to że nie obserwuję nowej osoby i nie wyciągam wniosków z jej zachowania.

Podczas pierwszych dni pracy nowej osoby zapewniam jej komfort i rozmawiam z nią oferując moją pomoc w każdej sytuacji. Pierwszego dnia omawiam z nową osobą jakie ma obowiązki, jak wygląda organizacja pracy placówki, omawiam z nią reguły, rytm dnia itp. Zawsze wybieram osobę z zespołu, która wdraża nowego pracownika. Równocześnie sprawuję pieczę nad nowym pracownikiem i zapewniam mu poczucie bezpieczeństwa. Krótko mówiąc ważne by pracownik wiedział co ma zrobić. Warto przygotować sobie taki „przewodnik” dla nowych pracowników, by ten wiedział jakie panują zasady. Niektórzy czytając to pewnie się uśmiechnęli a to wcale nie jest dla wszystkich jasne. Pamiętajmy, że rynek pracy się zmienia, że rekrutujemy młode osoby, które nie pracowały w wielu miejscach dlatego warto opisać wszystkie kwestie ważne – nawet te, które wydają się oczywiste. Każde przedszkole funkcjonuje w inny sposób. Należy sprecyzować jak wygląda organizacja dnia, kto w przedszkolu jest kim i za co jest odpowiedzialny (np. kto odpowiada za zamówienia plastyczne, kto jest czyim wychowawcom itp.). Opiszmy jak wyglądają kwestie spaceru, jak uzupełniamy dziennik, jak przygotowujemy się do posiłku, czy dzieci jedzą same czy z pomocą, jakie panują zasady w grupie.

Jako dyrektorzy zapominamy, że nowy nauczyciel potrafi prowadzić zajęcia dydaktyczno-wychowawcze ale nie wie jak funkcjonuje placówka. Bardzo ważną kwestią jest to, by takie informacje przekazała Dyrektor Placówki. Nie inni nauczyciele. Tylko wtedy to my, jako Dyrektorki, nadajemy kierunek pracy i ustalamy reguły. Czasem zespół robi niektóre rzeczy „po swojemu”, ale jeśli to m powiemy jak to ma wyglądać, to potem łatwo będziemy mogły tego wymagać od nowej osoby. Jeśli o tych wszystkich informacjach powie inny nauczyciel, to nie zawsze są to informacje, które dyrektor chce by zostały przekazane. Dlatego poświęćmy ten jeden dzień i wprowadźmy pracownika w jego obowiązki skrupulatnie i precyzyjnie by nie tracić kolejnych dni na korektę jego zachowania.

Izabela Szostak

tel. 697 405 983

kontakt@izabela-szostak.pl